مقال ·
قبل تفعيل Microsoft 365 Copilot: خمس خطوات للجاهزية
تهتم جهات كثيرة في المملكة بتجربة Microsoft 365 Copilot هذا العام. لكن المشاريع التي تبدأ بشراء التراخيص لجميع الموظفين كثيراً ما تنتهي بتراخيص غير مستخدمة، أو بمستندات حساسة تظهر لمن لا ينبغي أن يراها. هذه خمس خطوات عملية نوصي بها قبل التفعيل.
كيف يعمل
Copilot يرى ما يراه المستخدم
يعتمد Microsoft 365 Copilot على البريد والمحادثات والاجتماعات والملفات التي يملك المستخدم صلاحية فتحها، ويلتزم بالصلاحيات الحالية. فإذا كان ملف رواتب أو عقد مشاركاً مع "جميع الموظفين" منذ سنوات، قد يظهر في إجابة Copilot لأي موظف يسأل عن موضوع قريب. المشكلة إذن ليست في Copilot، بل في المشاركة الزائدة التي تراكمت في SharePoint وOneDrive وTeams.
الخطوات
خمس خطوات قبل التفعيل
بهذا الترتيب، حتى يصل Copilot إلى بيئة منضبطة:
- التراخيص المسبقة: تأكد أن المستخدمين المستهدفين على باقة Microsoft 365 مؤهلة لإضافة Copilot.
- مراجعة المشاركة الزائدة: ابحث عن المواقع والملفات المشاركة مع الجميع أو مع روابط عامة، وحدد مالكاً لكل موقع.
- تصنيف البيانات: عرّف تصنيفات حساسية بسيطة (عام، داخلي، سري) وطبّقها على البيانات الأهم أولاً عبر Microsoft Purview.
- منع تسرب البيانات: فعّل سياسات تمنع مشاركة البيانات المصنفة سرية خارج الجهة.
- تجربة محدودة: ابدأ بفريق أو فريقين وحالات استخدام واضحة، وقِس النتائج قبل توسيع التراخيص.
حالات الاستخدام
أين تظهر الفائدة عادةً
اختر للتجربة مهام متكررة يمكن قياس الوقت الذي توفره:
- تلخيص الاجتماعات الطويلة في Teams وتوزيع المهام بعدها.
- إعداد مسودات الردود على البريد والتقارير الدورية.
- البحث في المستندات الداخلية والسياسات للوصول إلى إجابة سريعة.
- تحويل البيانات في Excel إلى ملخصات ورسوم بيانية.
التبنّي
التدريب جزء من المشروع
لا يكفي منح الترخيص. الموظفون يحتاجون إلى أمثلة من عملهم اليومي، وصياغة طلبات واضحة، ومعرفة متى يراجعون الإجابة قبل استخدامها. جلسة عملية قصيرة لكل فريق، مبنية على حالات استخدامه، ترفع نسبة الاستخدام الفعلي بعد التجربة.
هل بيئتك جاهزة لـ Copilot؟
نراجع معك التراخيص والصلاحيات والمشاركة الزائدة وحماية البيانات، ونقدم خطة تجربة مع النطاق والتكلفة.
تعرّف على خدمة جاهزية Copilot